Formella roller i ett programkontor
Att delta i ett programkontor som projektpart
Om en organisation deltar i ett programkontor som projektpart så upparbetar organisationen så kallade stödberättigande kostnader i projektet. Kostnaderna uppstår till exempel i form av arbetstid, overhead eller direkta kostnader som resor. Kostnader kan också upparbetas genom att anlita underleverantör, nyttja externa testanläggningar med mera.
De stödberättigande kostnaderna kan finansieras på olika sätt: genom bidrag från Energimyndigheten, Formas och Vinnova eller genom att projektparten/-erna själva står för kostnaderna (detta kallas egenfinansiering). Oftast delas finansieringen så att myndigheterna lämnar ett bidrag och projektparten/-erna bär resterande kostnader själv.
Att delta i ett programkontor som finansiär
Medel kan även komma från en finansiär. En finansiär är en aktör som bidrar med pengar till en projektpart. En finansiär kan antingen stå utanför projektet (utöver sin roll som finansiär), eller delta som projektpart, om finansiären inte själv mottar bidrag i projektet. Finansiärens bidrag räknas som egenfinansiering för den projektpart som de finansierar. Det betyder till exempel att aktörer i ett Impact Innovation-program som inte ska vara med och driva programkontoret kan gå in och bidra med pengar till projektparternas egen finansiering, så länge det inte leder till statsstödsproblem.
Att delta informellt i ett projekt
För att en kostnad ska vara stödberättigande behöver kostnaden vara faktisk och höra till projektet, ha uppkommit hos projektparten under projekttiden och vara bokförd (det vill säga verifierbar). Det betyder till exempel att organisationer som inte betalar ut löner heller inte kan bidra med arbetstid formellt. Sådana organisationer kan i stället delta informellt via obetalt arbete. Ett projekt kan även välja att ta med aktörer som skulle kunna motta bidrag utanför projektet, till exempel när de deltar i aktivitet som inte kräver så mycket tid (som att sitta i en styrelse eller referensgrupp).
Att delta i ett programkontor som underleverantör
Till sist är det tillåtet att använda underleverantörer i programkontor. En projektpart i konsortiet tar ansvar för att upphandla/ köpa in underleverantörer och fakturorna blir underlag för den stödberättigande kostnaden. Underleverantörer tas in på marknadsmässiga villkor. Betalning till underleverantörer omfattas inte av statsstödsreglerna. Kostnaden för underleverantörer behöver täckas inom ramen för projektets budget och stödnivå. Det är inte möjligt att både vara underleverantör och projektpart – man måste välja.
Om stödnivåer
Stödnivåer är bara relevant för projektparter eftersom endast projektparter kan få bidrag för programkontoret. Stödnivån beror på EUs statsstödsregler (dessa gäller per part), läs mer på denna sida.